Oto główne etapy, które należy przejść, aby przyjąć dziecko do rodziny adopcyjnej. We wszystkich działaniach pomocą służą pracownicy Ośrodka Adopcyjnego.
Podana niżej procedura ma charakter modelowy. Każdy ośrodek ma prawo określenia własnej procedury mającej na celu pełne poznanie rodziny i przygotowanie jej na przyjęcie dziecka.
1. Zgłoszenie. Każda rodzina może skontaktować się z Ośrodkiem korzystając z telefonu lub Internetu. Uzyska potrzebne informacje oraz zostanie zaproszona na rozmowę wstępną do Ośrodka. Można też zgłosić się od razu osobiście, wtedy spotkanie to zamienia się we wstępną rozmowę informacyjną.
2. Wstępna rozmowa informacyjna. Rodzina jest zapraszana do Ośrodka w dowolnym terminie w godzinach pracy na zapoznanie i rozmowę z dyżurującym pracownikiem Ośrodka. W czasie tej rozmowy dowie się, jakie dokumenty należy przygotować oraz jakie są możliwości przyjęcia dziecka.
3. Dokumenty. Aby przyjąć dziecko należy przygotować różne dokumenty, których wykaz rodzina otrzymuje podczas pierwszej rozmowy. Są wśród nich między innymi: akt zawarcia małżeństwa, zaświadczenia o stanie zdrowia i zarobkach, życiorys.
4. Rozmowa problemowa z pedagogiem. Małżonkowie umawiają się na rozmowę z pedagogiem podczas pierwszej wizyty lub telefonicznie. Rozmowa ma na celu rozpoznanie możliwości rodziny i warunków, jakie może zaoferować dziecku.
5. Badania psychologiczne. Każdy z małżonków umawia się telefonicznie lub podczas wizyty w Ośrodku na rozmowę z psychologiem. Psycholog przeprowadza rozmowę i testy psychologiczne określając predyspozycje i cechy charakteru kandydatów.
6. Wizyta w domu. Pracownik Ośrodka odwiedza rodzinę w ich domu. Wizyta ma na celu sprawdzenie warunków bytowych i bliższe poznanie rodziny.
7. Ocena Komisji Kwalifikacyjnej. Aby rodzina mogła dalej uczestniczyć w postępowaniu adopcyjnym musi uzyskać akceptację Komisji Kwalifikacyjnej Ośrodka. Komisja zbiera się co jakiś czas i po zapoznaniu się z opiniami o kandydatach na rodziców wyraża zgodę na ich udział w dalszej procedurze. Poszczególne Ośrodki w kraju stosują wypracowane przez siebie, sprawdzone sposoby wstępnego kwalifikowania.
8. Szkolenia. Mają charakter grupowy. Uczestniczą w nich kandydaci na rodziny adopcyjne, którzy uzyskali rekomendację Komisji Kwalifikacyjnej. Szkolenie ma na celu przybliżenie problemów związanych z przyjęciem dziecka osieroconego, naukę metod rozwiązywania problemów i zapoznanie się z innymi rodzinami będącymi w podobnej sytuacji. O terminie szkolenia kandydaci dowiadują się telefonicznie. Jest to przeważnie kilka spotkań (w zależności od tego, jakim programem szkoli dany ośrodek) odbywających się co tydzień popołudniami. Po zakończeniu szkolenia zapada końcowa decyzja o zakwalifikowaniu rodziny do pełnienia funkcji rodziny adopcyjnej.
9. Oczekiwanie na propozycję dziecka. Kandydaci oczekują na dziecko, które potrzebuje opieki właśnie takiej określonej rodziny. Czas ten jest bardzo zróżnicowany i zależny od wieku i płci dziecka, jakie pragną przyjąć rodzice.
10. Informacja o dziecku. Kandydaci uzyskują wszystkie informację o dziecku, które może wejść do ich rodziny, jakie posiada Ośrodek. Otrzymują dane na temat sytuacji rodzinnej, zdrowia, predyspozycji, czy wyglądu dziecka. Na podstawie tych informacji mogą zdecydować się na pierwszy kontakt z dzieckiem.
11. Kontakt z dzieckiem. Rodzina razem z pracownikiem Ośrodka jedzie do placówki, w której przebywa obecnie dziecko, aby się z nim zapoznać. Od tej pory może stale utrzymywać kontakt z dzieckiem, odwiedzać je i brać udział w jego życiu.
12. Wniosek do Sądu. Rodzina sporządza wniosek o przysposobienie poznanego dziecka. Pracownicy Ośrodka pomagają w jego przygotowaniu, składają wniosek do Sądu wraz z kompletem dokumentów i uczestniczą wraz z rodziną w całej procedurze prawnej.
13. Rozprawy sądowe. Najczęściej rodzina adopcyjna uczestniczy w dwóch rozprawach sądowych. Podczas pierwszej sąd wyraża zgodę na zabranie dziecka przez rodzinę do domu. Jest to tzw. okres preadopcyjny. Po pewnym czasie odbywa się druga rozprawa tzw. adopcyjna, dopełniająca formalności prawnych.